सैलरी स्लिप वाली PDF को हर कर्मचारी की एक फ़ाइल में बाँटें

पेरोल सॉफ़्टवेयर अक्सर सारी सैलरी स्लिप एक ही PDF में एक्सपोर्ट करता है। यहाँ बताया गया है कि उसे हर कर्मचारी के लिए एक अलग, सही नाम वाली फ़ाइल में कैसे बाँटें, बिना सैलरी का डेटा कहीं अपलोड किए।

टूल को सैलरी स्लिप प्रीसेट के साथ खोलें

सैलरी स्लिप अलग-अलग भेजने के लिए, चाहे ईमेल से, HR पोर्टल से या हर कर्मचारी के फ़ोल्डर में, हर व्यक्ति की एक फ़ाइल चाहिए जिसके नाम पर आप भरोसा कर सकें। पूरे पेरोल रन के लिए यह हाथ से करना धीमा है और इसमें गलती होना आसान है, और सैलरी स्लिप किसी भी संगठन के सबसे गोपनीय दस्तावेज़ों में से हैं।

Smart PDF Split & Rename हर सैलरी स्लिप का टेक्स्ट पढ़ता है, जब भी कर्मचारी बदलता है तब एक नई फ़ाइल शुरू करता है, और हर फ़ाइल का नाम पेज पर मौजूद मानों से रखता है, जैसे कर्मचारी का नाम या ID और वेतन अवधि।

एक-एक करके

पेरोल PDF जोड़ें
अपने पेरोल सॉफ़्टवेयर से एक्सपोर्ट की गई PDF जोड़ें। अगर वह पासवर्ड से सुरक्षित है, तो पूछे जाने पर पासवर्ड डालें; इसका इस्तेमाल सिर्फ़ आपके डिवाइस पर होता है। आप कई PDF जोड़ सकते हैं, उदाहरण के लिए हर विभाग की एक।
सैलरी स्लिप प्रीसेट चुनें
यह प्रीसेट जब भी कर्मचारी बदलता है, एक नई फ़ाइल शुरू करता है। “Payslip” जैसा कोई शीर्षक ढूँढने के मुकाबले कर्मचारी पर नज़र रखना बेहतर काम करता है, क्योंकि कुछ सैलरी स्लिप दो पेज की होती हैं।
मिली हुई सैलरी स्लिप की संख्या जाँचें
इसे पेरोल रन के कर्मचारियों की संख्या से मिलाएँ। अगर दोनों अलग हैं, तो पहले चिह्नित किए गए दस्तावेज़ खोलें।
फ़ाइलों के नाम सेट करें
सैलरी स्लिप पर मौजूद मानों से नाम बनाएँ, उदाहरण के लिए {employee} - {period:YYYY-MM}। अवधि को YYYY-MM के रूप में लिखने से फ़ाइलें तारीख के क्रम में लगती हैं। अगर दो लोगों का नाम एक जैसा हो सकता है, तो कर्मचारी ID भी जोड़ें।
समीक्षा करें और डाउनलोड करें
नामों को पढ़ें, कोई भी नाम हाथ से ठीक करें, और फ़ाइलें एक-एक करके या ZIP के रूप में डाउनलोड करें। ऑडिट रिपोर्ट को अपने पेरोल रिकॉर्ड के साथ रखें: इसमें हर सैलरी स्लिप के पेज और उसका नाम रखने में इस्तेमाल हुए मान दर्ज होते हैं।

कौन-सी सेटिंग चुनें

सुझाई गई सेटिंग
सेटिंग	क्या चुनें
बाँटने का नियम	सैलरी स्लिप प्रीसेट: कर्मचारी बदलने पर एक नई फ़ाइल। अगर हर सैलरी स्लिप ठीक एक पेज की है, तो “हर 1 पेज” भी काम करता है।
किस मान पर नज़र रखें	अगर आपकी सैलरी स्लिप पर कर्मचारी ID है, तो वह; नहीं तो कर्मचारी का नाम।
फ़ाइल का नाम	`{employee} - {period:YYYY-MM}`, या शुरुआत में कर्मचारी ID जोड़कर।
एक जैसे नाम	उन्हें समीक्षा के लिए चिह्नित करें, ताकि एक ही नाम वाले दो कर्मचारियों की फ़ाइलों पर आपकी जानकारी के बिना कभी नंबर न लगें।
OCR	सिर्फ़ तब ज़रूरी है जब सैलरी स्लिप स्कैन की गई हों या इमेज के रूप में प्रिंट की गई हों। वह भाषा चुनें जिसमें वे लिखी गई हैं।

उदाहरण

सितंबर 2026 की चार पेज वाली पेरोल PDF, जिसमें तीन कर्मचारी हैं। दूसरी सैलरी स्लिप दो पेज की है।

उदाहरण
मूल पेज	बँटी हुई फ़ाइल
1	`E1001 - Asha Rao - 2026-09.pdf`
2–3	`E1002 - Daniel Ortiz - 2026-09.pdf`
4	`E1003 - Marie Dubois - 2026-09.pdf`

काल्पनिक नामों वाला उदाहरण।

फ़ाइलें इस्तेमाल करने से पहले जाँचें

एक ही कर्मचारी लगातार दो बार। अगर किसी सुधार रन में एक ही व्यक्ति की दो सैलरी स्लिप एक-दूसरे के ठीक बाद आती हैं, तो वे एक ही फ़ाइल में चली जाती हैं। टूल ऐसे हर जुड़ाव को चिह्नित करता है, ताकि आप उसे हाथ से बाँट सकें।
एक ही नाम वाले कर्मचारी। उन्हें एक जैसा फ़ाइल नाम मिलेगा। कर्मचारी ID शामिल करें, या एक जैसे नामों को समीक्षा के लिए चिह्नित ही रहने दें।
सारांश या कवर पेज। पहली सैलरी स्लिप से पहले के पेज, जैसे पेरोल सारांश, अपनी अलग फ़ाइल में जाते हैं और चिह्नित किए जाते हैं, ताकि वे गलती से किसी कर्मचारी को न भेजे जाएँ।
गिनती। फ़ाइलों की संख्या उन कर्मचारियों की संख्या के बराबर होनी चाहिए जिन्हें भुगतान हुआ। ऑडिट रिपोर्ट में हर फ़ाइल उसके पेजों के साथ दर्ज होती है।
गोपनीयता। बँटी हुई फ़ाइलों में वही सैलरी डेटा होता है जो मूल फ़ाइल में है। उन्हें मूल फ़ाइल जितनी ही सावधानी से रखें और भेजें, और जिन कॉपी की अब ज़रूरत नहीं है, उन्हें मिटा दें।

आपकी फ़ाइलें आपके डिवाइस पर ही रहती हैं

आपकी PDF आपके ब्राउज़र में पढ़ी, बाँटी और नाम दी जाती हैं। वे कभी अपलोड नहीं होतीं, और आपका ब्राउज़र टूल पेज को इंटरनेट से कनेक्ट होने या दूसरी वेबसाइटों से कुछ भी लोड करने से रोकता है। यह कैसे काम करता है

सवाल

क्या बँटी हुई सैलरी स्लिप भी पासवर्ड से सुरक्षित रहेंगी?

अगर मूल PDF पर पासवर्ड है, तो डिफ़ॉल्ट रूप से बँटी हुई फ़ाइलों को फिर से उन्हें खोलने के उसी पासवर्ड और उन्हीं अनुमतियों से सुरक्षित किया जाता है (आपसे एक नया owner पासवर्ड चुनने को कहा जा सकता है)। आप चाहें तो पुष्टि करने के बाद बिना सुरक्षा वाली फ़ाइलें चुन सकते हैं।

क्या यह कर्मचारियों को सैलरी स्लिप ईमेल करता है?

नहीं। यह आपके डिवाइस पर फ़ाइलें और एक ऑडिट रिपोर्ट बनाता है। आप उन्हें अपने ईमेल या HR सिस्टम से भेजते हैं; टूल ख़ुद कभी कुछ भी कहीं नहीं भेजता।

अगर कुछ सैलरी स्लिप पर कर्मचारी का नाम अलग जगह पर हो, तो क्या होगा?

टूल “Employee name” या “Employee ID” जैसे लेबल के बगल वाला मान पढ़ सकता है, चाहे वह पेज पर कहीं भी हो। अगर आपकी सैलरी स्लिप पर कोई लेबल नहीं है, तो इसकी जगह पेज का वह हिस्सा चिह्नित करें जहाँ नाम दिखता है।

सैलरी स्लिप वाली PDF को हर कर्मचारी की एक फ़ाइल में बाँटें

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मिली हुई सैलरी स्लिप की संख्या जाँचें

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