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इनवॉइस वाली PDF को इनवॉइस नंबर के हिसाब से बाँटें

अकाउंटिंग और बिलिंग सिस्टम अक्सर इनवॉइस का पूरा बैच एक ही PDF में प्रिंट करते हैं। यहाँ बताया गया है कि उसे हर इनवॉइस की एक सही नाम वाली फ़ाइल में कैसे बदलें, और कई पेज वाले इनवॉइस साथ रहें।

टूल को इनवॉइस प्रीसेट के साथ खोलें

इनवॉइस फ़ाइल करने, उन्हें भुगतानों के साथ जोड़ने, या हर ग्राहक को सिर्फ़ उसका अपना इनवॉइस भेजने के लिए हर इनवॉइस की एक फ़ाइल चाहिए। जब कुछ इनवॉइस कई पेज के हों, तो हर पेज को अलग करना काम नहीं आता, और फ़ाइलों के नाम हाथ से बदलने में गलतियाँ होती हैं।

Smart PDF Split & Rename इनवॉइस नंबर बदलने पर एक नई फ़ाइल शुरू करता है, ताकि आगे के पेज अपने इनवॉइस के साथ रहें। यह हर फ़ाइल का नाम इनवॉइस नंबर, ग्राहक और तारीख जैसे मानों से रखता है।

एक-एक करके

  1. इनवॉइस वाली PDF जोड़ें

    अपने अकाउंटिंग या बिलिंग सिस्टम से मिली PDF जोड़ें। आप कई PDF जोड़कर हर एक को अलग से बाँट सकते हैं, या उन्हें एक लगातार फ़ाइल की तरह मान सकते हैं।

  2. इनवॉइस प्रीसेट चुनें

    यह प्रीसेट “Invoice No” या “Invoice #” जैसे लेबल के बगल वाला इनवॉइस नंबर पढ़ता है और जब भी वह बदलता है, एक नई फ़ाइल शुरू करता है। अगर आपके इनवॉइस में कोई दूसरा लेबल है, तो उसे डालें, या INV-\d+ जैसे पैटर्न से नंबर का रूप बताएँ।

  3. मिले हुए इनवॉइस की संख्या जाँचें

    इसे उस बैच के लिए अपने बिलिंग सिस्टम के इनवॉइस की संख्या से मिलाएँ। जिन दस्तावेज़ों में इनवॉइस नंबर नहीं है, या जिनका नंबर पिछले दस्तावेज़ जैसा ही है, वे चिह्नित किए जाते हैं।

  4. फ़ाइलों के नाम सेट करें

    उदाहरण के लिए {invoice} - {customer}, या अगर आप तारीख के हिसाब से फ़ाइल करते हैं तो {date:YYYY-MM-DD} - {invoice}। मान ठीक वैसे ही इस्तेमाल होते हैं जैसे छपे हैं, इसलिए शुरुआत के शून्य बने रहते हैं।

  5. समीक्षा करें और डाउनलोड करें

    कोई भी नाम हाथ से ठीक करें, फिर फ़ाइलें एक-एक करके या ZIP के रूप में डाउनलोड करें, साथ में ऑडिट रिपोर्ट जिसमें हर इनवॉइस के पेज और मान दर्ज होते हैं।

कौन-सी सेटिंग चुनें

सेटिंगक्या चुनें
बाँटने का नियमइनवॉइस प्रीसेट: इनवॉइस नंबर बदलने पर एक नई फ़ाइल। अगर हर इनवॉइस पर “Page 1 of N” छपा है, तो “Page 1 of N” प्रीसेट एक अच्छा विकल्प है।
इनवॉइस नंबरउसके लेबल के बगल से पढ़ा जाता है। असामान्य लेआउट के लिए INV-\d+ जैसा पैटर्न इस्तेमाल करें, या पेज का वह हिस्सा चिह्नित करें जहाँ नंबर छपा है।
फ़ाइल का नाम{invoice} - {customer}। अगर आप नाम में “INV-” जैसा प्रीफ़िक्स नहीं चाहते, तो उसे हटाने के लिए रिप्लेसमेंट इस्तेमाल करें।
एक जैसे नामउन्हें समीक्षा के लिए चिह्नित करें: एक ही नंबर वाले दो इनवॉइस का मतलब आमतौर पर दोबारा प्रिंट या कोई गलती होता है।

उदाहरण

तीन इनवॉइस वाली पाँच पेज की PDF। दूसरा इनवॉइस तीन पेज का है और हर पेज पर उसका नंबर छपा है।

मूल पेजबँटी हुई फ़ाइल
1INV-2026-0141 - Example Traders.pdf
2–4INV-2026-0142 - Sample Foods Ltd.pdf
5INV-2026-0143 - Demo Studio.pdf

काल्पनिक नामों वाला उदाहरण।

फ़ाइलें इस्तेमाल करने से पहले जाँचें

  • एक ही इनवॉइस दो बार प्रिंट हुआ। एक-दूसरे के ठीक बाद आने वाली दो कॉपी का नंबर एक ही होता है, और वे एक फ़ाइल में चली जाती हैं। टूल इसे चिह्नित करता है ताकि आप तय कर सकें।
  • उसी बैच में क्रेडिट नोट और स्टेटमेंट। उनमें कोई दूसरा लेबल हो सकता है, जिससे उनका नंबर नहीं मिलता। गायब मान के साथ चिह्नित किए गए दस्तावेज़ जाँचें।
  • ऐसे कैरेक्टर जो फ़ाइल नाम में इस्तेमाल नहीं हो सकते। / या : जैसे कैरेक्टर फ़ाइल नाम में बदल दिए जाते हैं। ऑडिट रिपोर्ट में मान ठीक वैसा ही रहता है जैसा पढ़ा गया था।
  • गिनती। फ़ाइलों की संख्या जारी किए गए इनवॉइस की संख्या के बराबर होनी चाहिए। ऑडिट रिपोर्ट में हर फ़ाइल उसके पेजों के साथ दर्ज होती है।

आपकी फ़ाइलें आपके डिवाइस पर ही रहती हैं

आपकी PDF आपके ब्राउज़र में पढ़ी, बाँटी और नाम दी जाती हैं। वे कभी अपलोड नहीं होतीं, और आपका ब्राउज़र टूल पेज को इंटरनेट से कनेक्ट होने या दूसरी वेबसाइटों से कुछ भी लोड करने से रोकता है। यह कैसे काम करता है

सवाल

क्या मैं इनवॉइस को इनवॉइस नंबर की जगह ग्राहक के हिसाब से बाँट सकता हूँ?

हाँ। इनवॉइस नंबर की जगह ग्राहक के नाम पर नज़र रखें। तब एक ही ग्राहक के जो इनवॉइस एक-दूसरे के ठीक बाद आते हैं, वे एक फ़ाइल में जाते हैं, और ऐसे हर जुड़ाव को चिह्नित किया जाता है ताकि आप उसे जाँच सकें।

मेरे इनवॉइस नंबर एक प्रीफ़िक्स से शुरू होते हैं। क्या मैं उसे फ़ाइल के नाम से हटा सकता हूँ?

हाँ। इनवॉइस नंबर फ़ील्ड में एक रिप्लेसमेंट जोड़ें, उदाहरण के लिए “INV-” को ख़ाली टेक्स्ट से बदलें। ऑडिट रिपोर्ट में नंबर फिर भी वैसा ही दिखता है जैसा छपा है।

क्या यह इनवॉइस के टोटल को स्प्रेडशीट में निकालता है?

नहीं। यह फ़ाइलें बाँटता है और उनके नाम रखता है। फ़ाइल नामों में इस्तेमाल हुए मान ऑडिट रिपोर्ट में दर्ज होते हैं, लेकिन टूल टोटल या लाइन आइटम जैसा दूसरा डेटा नहीं निकालता।

और गाइड

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