Divida um PDF de holerites em um arquivo por funcionário
Programas de folha de pagamento costumam exportar todos os holerites em um único PDF. Veja como dividi-lo em um arquivo separado e com o nome certo para cada funcionário, sem enviar dados de salário para lugar nenhum.
Enviar holerites individualmente, por e-mail, por um portal de RH ou para a pasta de cada funcionário, exige um arquivo por pessoa com um nome em que você possa confiar. Fazer isso à mão para uma folha de pagamento inteira é lento e fácil de errar, e holerites estão entre os documentos mais confidenciais de uma organização.
O Smart PDF Split & Rename lê o texto de cada holerite, começa um novo arquivo sempre que o funcionário muda e nomeia cada arquivo com valores da página, como o nome ou a matrícula do funcionário e o período de pagamento.
Passo a passo
Adicione o PDF da folha de pagamento
Adicione o PDF exportado do seu programa de folha de pagamento. Se ele for protegido por senha, digite a senha quando for pedida; ela é usada somente no seu dispositivo. Você pode adicionar vários PDFs, por exemplo um por departamento.
Escolha a predefinição Holerites
A predefinição começa um novo arquivo sempre que o funcionário muda. Acompanhar o funcionário funciona melhor do que procurar um título como “Payslip”, porque alguns holerites ocupam duas páginas.
Confira o número de holerites encontrados
Compare com o número de funcionários da folha de pagamento. Se forem diferentes, abra primeiro os documentos sinalizados.
Defina os nomes dos arquivos
Monte o nome com valores do holerite, por exemplo
{employee} - {period:YYYY-MM}. Escrever o período como YYYY-MM faz os arquivos ficarem em ordem de data. Adicione a matrícula do funcionário se duas pessoas puderem ter o mesmo nome.Revise e baixe
Leia os nomes, corrija os que precisar à mão e baixe os arquivos um por um ou em um ZIP. Guarde o relatório de auditoria com os registros da folha de pagamento: ele lista as páginas de cada holerite e os valores usados para nomeá-lo.
Configurações a escolher
| Configuração | O que escolher |
|---|---|
| Regra de divisão | A predefinição Holerites: um novo arquivo quando o funcionário muda. Se cada holerite tiver exatamente uma página, “a cada 1 página” também funciona. |
| Valor a acompanhar | A matrícula do funcionário, se os seus holerites mostrarem uma; caso contrário, o nome do funcionário. |
| Nome do arquivo | {employee} - {period:YYYY-MM}, ou com a matrícula do funcionário adicionada no início. |
| Nomes duplicados | Sinalize-os para revisão, para que dois funcionários com o mesmo nome nunca sejam numerados sem você perceber. |
| OCR | Só é necessário se os holerites foram digitalizados ou impressos como imagens. Escolha o idioma em que eles estão escritos. |
Exemplo
Um PDF de folha de pagamento de quatro páginas, de setembro de 2026, com três funcionários. O segundo holerite ocupa duas páginas.
| Páginas originais | Arquivo dividido |
|---|---|
| 1 | E1001 - Asha Rao - 2026-09.pdf |
| 2–3 | E1002 - Daniel Ortiz - 2026-09.pdf |
| 4 | E1003 - Marie Dubois - 2026-09.pdf |
Exemplo com nomes fictícios.
Confira antes de usar os arquivos
- O mesmo funcionário duas vezes seguidas. Se uma folha de correção colocar dois holerites da mesma pessoa um ao lado do outro, eles vão parar em um único arquivo. A ferramenta sinaliza cada junção desse tipo para você dividir à mão.
- Funcionários com o mesmo nome. Eles receberiam o mesmo nome de arquivo. Inclua a matrícula do funcionário ou mantenha os nomes duplicados sinalizados para revisão.
- Páginas de resumo ou de capa. Páginas antes do primeiro holerite, como um resumo da folha de pagamento, vão para um arquivo próprio e são sinalizadas, para não serem enviadas a um funcionário por engano.
- A contagem. O número de arquivos deve ser igual ao número de funcionários pagos. O relatório de auditoria lista cada arquivo com as suas páginas.
- Confidencialidade. Os arquivos divididos contêm os mesmos dados de salário do original. Guarde-os e envie-os com o mesmo cuidado que o original, e apague as cópias de que não precisar mais.
Os seus arquivos ficam no seu dispositivo
Os seus PDFs são lidos, divididos e nomeados no seu navegador. Eles nunca são enviados, e o seu navegador impede a página da ferramenta de se conectar à internet ou de carregar qualquer coisa de outros sites. Como isso funciona
Perguntas
Os holerites divididos continuam protegidos por senha?
Se o PDF original tiver senha, por padrão os arquivos divididos são protegidos de novo com a mesma senha para abri-los e as mesmas permissões (pode ser que você precise escolher uma nova senha de proprietário). Você pode escolher arquivos sem proteção, depois de confirmar.
Ele envia os holerites por e-mail aos funcionários?
Não. Ele cria os arquivos e um relatório de auditoria no seu dispositivo. Você os envia pelo seu próprio e-mail ou sistema de RH; a ferramenta em si nunca envia nada para lugar nenhum.
E se o nome do funcionário estiver em um lugar diferente em alguns holerites?
A ferramenta consegue ler o valor ao lado de um rótulo como “Employee name” ou “Employee ID”, onde quer que ele apareça na página. Se os seus holerites não tiverem rótulos, marque a área da página onde o nome aparece.
Mais guias
- Divida um PDF de notas fiscais pelo número da notaSistemas de contabilidade e faturamento costumam imprimir uma leva inteira de notas fiscais em um único PDF. Veja como transformá-lo em um arquivo com o nome certo para cada nota, mantendo juntas as notas com várias páginas.
- Divida e renomeie PDFs digitalizados com OCRUm scanner produz imagens das páginas, sem texto para pesquisar. Veja como dividir um lote digitalizado e nomear cada arquivo pelo texto dele, com o reconhecimento de texto rodando no seu próprio dispositivo.