Divide un PDF de nóminas en un archivo por empleado
El software de nóminas suele exportar todas las nóminas en un solo PDF. Así puedes dividirlo en un archivo independiente y con el nombre correcto para cada empleado, sin subir datos salariales a ninguna parte.
Enviar las nóminas de forma individual, por correo electrónico, a través de un portal de RR. HH. o a la carpeta de cada empleado, requiere un archivo por persona con un nombre en el que puedas confiar. Hacerlo a mano para todo un ciclo de nóminas es lento y es fácil equivocarse, y las nóminas están entre los documentos más confidenciales que tiene una organización.
Smart PDF Split & Rename lee el texto de cada nómina, empieza un nuevo archivo cada vez que cambia el empleado y nombra cada archivo a partir de valores de la página, como el nombre o el ID del empleado y el periodo de pago.
Paso a paso
Añade el PDF de nóminas
Añade el PDF exportado desde tu software de nóminas. Si está protegido con contraseña, introdúcela cuando se te pida; solo se usa en tu dispositivo. Puedes añadir varios PDF, por ejemplo uno por departamento.
Elige el preajuste Nóminas
El preajuste empieza un nuevo archivo cada vez que cambia el empleado. Vigilar el empleado funciona mejor que buscar un título como “Nómina”, porque algunas nóminas ocupan dos páginas.
Comprueba el número de nóminas encontradas
Compáralo con el número de empleados del ciclo de nóminas. Si no coinciden, abre primero los documentos señalados.
Define los nombres de archivo
Crea el nombre a partir de valores de la nómina, por ejemplo
{employee} - {period:YYYY-MM}. Escribir el periodo como YYYY-MM hace que los archivos se ordenen por fecha. Añade el ID del empleado si dos personas pueden tener el mismo nombre.Revisa y descarga
Repasa los nombres, corrige a mano los que haga falta y descarga los archivos uno a uno o en un ZIP. Guarda el informe de auditoría con tus registros de nóminas: indica las páginas de cada nómina y los valores usados para nombrarla.
Ajustes que debes elegir
| Ajuste | Qué elegir |
|---|---|
| Regla de división | El preajuste Nóminas: un nuevo archivo cuando cambia el empleado. Si cada nómina ocupa exactamente una página, “cada 1 página” también funciona. |
| Valor que vigilar | El ID del empleado si tus nóminas lo muestran; si no, el nombre del empleado. |
| Nombre de archivo | {employee} - {period:YYYY-MM}, o con el ID del empleado añadido al principio. |
| Nombres duplicados | Márcalos para revisarlos, para que dos empleados con el mismo nombre nunca se numeren sin que te des cuenta. |
| OCR | Solo es necesario si las nóminas se escanearon o se imprimieron como imágenes. Elige el idioma en que están escritas. |
Ejemplo
Un PDF de nóminas de cuatro páginas de septiembre de 2026 con tres empleados. La segunda nómina ocupa dos páginas.
| Páginas originales | Archivo dividido |
|---|---|
| 1 | E1001 - Asha Rao - 2026-09.pdf |
| 2–3 | E1002 - Daniel Ortiz - 2026-09.pdf |
| 4 | E1003 - Marie Dubois - 2026-09.pdf |
Ejemplo con nombres inventados.
Comprueba antes de usar los archivos
- El mismo empleado dos veces seguidas. Si una corrección de nóminas coloca dos nóminas de la misma persona una junto a otra, acaban en un solo archivo. La herramienta señala cada una de estas uniones para que puedas dividirla a mano.
- Empleados con el mismo nombre. Recibirían el mismo nombre de archivo. Incluye el ID del empleado o mantén los nombres duplicados marcados para revisión.
- Páginas de resumen o portadas. Las páginas anteriores a la primera nómina, como un resumen de nóminas, van a su propio archivo y se señalan, para que no se envíen por error a un empleado.
- El recuento. El número de archivos debe coincidir con el número de empleados pagados. El informe de auditoría indica cada archivo con sus páginas.
- Confidencialidad. Los archivos divididos contienen los mismos datos salariales que el original. Guárdalos y envíalos con el mismo cuidado que el original, y elimina las copias que ya no necesites.
Tus archivos se quedan en tu dispositivo
Tus PDF se leen, se dividen y se nombran en tu navegador. Nunca se suben, y tu navegador impide que la página de la herramienta se conecte a internet o cargue nada de otros sitios web. Cómo funciona
Preguntas
¿Las nóminas divididas seguirán protegidas con contraseña?
Si el PDF original tiene contraseña, de forma predeterminada los archivos divididos se vuelven a proteger con la misma contraseña para abrirlos y los mismos permisos (puede que se te pida elegir una nueva contraseña de propietario). Puedes elegir archivos sin protección, después de confirmarlo.
¿Envía las nóminas a los empleados por correo electrónico?
No. Crea los archivos y un informe de auditoría en tu dispositivo. Tú los envías con tu propio correo electrónico o sistema de RR. HH.; la herramienta nunca envía nada a ninguna parte.
¿Y si el nombre del empleado está en otro lugar en algunas nóminas?
La herramienta puede leer el valor junto a una etiqueta como “Nombre del empleado” o “ID del empleado”, esté donde esté en la página. Si tus nóminas no tienen etiquetas, marca en su lugar el área de la página donde aparece el nombre.
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