Divide un PDF de facturas por número de factura
Los sistemas de contabilidad y facturación suelen imprimir toda una tanda de facturas en un solo PDF. Así puedes convertirlo en un archivo con el nombre correcto por cada factura, manteniendo juntas las facturas de varias páginas.
Archivar facturas, adjuntarlas a los pagos o enviar a cada cliente solo su propia factura requiere un archivo por factura. Separar cada página no funciona cuando algunas facturas ocupan varias páginas, y renombrar archivos a mano invita a cometer errores.
Smart PDF Split & Rename empieza un nuevo archivo cuando cambia el número de factura, así que las páginas de continuación se quedan con su factura. Nombra cada archivo a partir de valores como el número de factura, el cliente y la fecha.
Paso a paso
Añade el PDF de facturas
Añade el PDF de tu sistema de contabilidad o facturación. Puedes añadir varios PDF y dividir cada uno por separado, o tratarlos como un único archivo continuo.
Elige el preajuste Facturas
El preajuste lee el número de factura junto a una etiqueta como “Invoice No” o “Invoice #” y empieza un nuevo archivo cada vez que cambia. Si tus facturas usan otra etiqueta, introdúcela, o describe el número con un patrón como
INV-\d+.Comprueba el número de facturas encontradas
Compáralo con el número de facturas de esa tanda en tu sistema de facturación. Se señalan los documentos sin número de factura o con el mismo número que el anterior.
Define los nombres de archivo
Por ejemplo
{invoice} - {customer}, o{date:YYYY-MM-DD} - {invoice}si archivas por fecha. Los valores se usan exactamente como están impresos, así que se conservan los ceros a la izquierda.Revisa y descarga
Corrige a mano cualquier nombre y luego descarga los archivos uno a uno o en un ZIP, con el informe de auditoría que indica las páginas y los valores de cada factura.
Ajustes que debes elegir
| Ajuste | Qué elegir |
|---|---|
| Regla de división | El preajuste Facturas: un nuevo archivo cuando cambia el número de factura. Si cada factura imprime “Page 1 of N”, el preajuste “Page 1 of N” es una buena alternativa. |
| Número de factura | Se lee junto a su etiqueta. Para diseños poco habituales, usa un patrón como INV-\d+ o marca el área de la página donde está impreso el número. |
| Nombre de archivo | {invoice} - {customer}. Usa una sustitución para quitar un prefijo como “INV-” si no lo quieres en el nombre. |
| Nombres duplicados | Márcalos para revisarlos: dos facturas con el mismo número suelen indicar una reimpresión o un error. |
Ejemplo
Un PDF de cinco páginas con tres facturas. La segunda factura ocupa tres páginas y muestra su número en cada página.
| Páginas originales | Archivo dividido |
|---|---|
| 1 | INV-2026-0141 - Example Traders.pdf |
| 2–4 | INV-2026-0142 - Sample Foods Ltd.pdf |
| 5 | INV-2026-0143 - Demo Studio.pdf |
Ejemplo con nombres inventados.
Comprueba antes de usar los archivos
- La misma factura impresa dos veces. Dos copias seguidas tienen el mismo número y acaban en un solo archivo. La herramienta lo señala para que decidas.
- Notas de crédito y extractos en la misma tanda. Pueden usar otra etiqueta, así que no se encuentra su número. Comprueba los documentos señalados por falta de un valor.
- Caracteres que no se pueden usar en nombres de archivo. Caracteres como / o : se sustituyen en los nombres de archivo. El informe de auditoría conserva el valor exactamente como se leyó.
- El recuento. El número de archivos debe coincidir con el número de facturas emitidas. El informe de auditoría indica cada archivo con sus páginas.
Tus archivos se quedan en tu dispositivo
Tus PDF se leen, se dividen y se nombran en tu navegador. Nunca se suben, y tu navegador impide que la página de la herramienta se conecte a internet o cargue nada de otros sitios web. Cómo funciona
Preguntas
¿Puedo dividir las facturas por cliente en lugar de por número de factura?
Sí. Vigila el nombre del cliente en lugar del número de factura. Las facturas seguidas del mismo cliente van entonces a un solo archivo, y cada una de estas uniones se señala para que puedas comprobarla.
Mis números de factura empiezan con un prefijo. ¿Puedo quitarlo del nombre de archivo?
Sí. Añade una sustitución al campo del número de factura, por ejemplo sustituir “INV-” por nada. El informe de auditoría sigue mostrando el número tal como está impreso.
¿Extrae los totales de las facturas a una hoja de cálculo?
No. Divide y nombra archivos. Los valores usados en los nombres de archivo se recogen en el informe de auditoría, pero la herramienta no extrae otros datos, como totales o líneas de detalle.
Más guías
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