Divida um PDF de notas fiscais pelo número da nota
Sistemas de contabilidade e faturamento costumam imprimir uma leva inteira de notas fiscais em um único PDF. Veja como transformá-lo em um arquivo com o nome certo para cada nota, mantendo juntas as notas com várias páginas.
Arquivar notas fiscais, anexá-las a pagamentos ou enviar a cada cliente só a nota dele exige um arquivo por nota. Separar todas as páginas não funciona quando algumas notas ocupam várias páginas, e renomear arquivos à mão abre espaço para erros.
O Smart PDF Split & Rename começa um novo arquivo quando o número da nota fiscal muda, então as páginas de continuação ficam com a sua nota. Ele nomeia cada arquivo com valores como o número da nota, o cliente e a data.
Passo a passo
Adicione o PDF de notas fiscais
Adicione o PDF do seu sistema de contabilidade ou faturamento. Você pode adicionar vários PDFs e dividir cada um separadamente, ou tratá-los como um único arquivo contínuo.
Escolha a predefinição Notas fiscais
A predefinição lê o número da nota ao lado de um rótulo como “Invoice No” ou “Invoice #” e começa um novo arquivo sempre que ele muda. Se as suas notas usarem outro rótulo, digite-o, ou descreva o número com um padrão como
INV-\d+.Confira o número de notas encontradas
Compare com o número de notas fiscais dessa leva no seu sistema de faturamento. Documentos sem número de nota, ou com o mesmo número do anterior, são sinalizados.
Defina os nomes dos arquivos
Por exemplo
{invoice} - {customer}, ou{date:YYYY-MM-DD} - {invoice}se você arquiva por data. Os valores são usados exatamente como estão impressos, então zeros à esquerda são mantidos.Revise e baixe
Corrija qualquer nome à mão e depois baixe os arquivos um por um ou em um ZIP, com o relatório de auditoria que lista as páginas e os valores de cada nota.
Configurações a escolher
| Configuração | O que escolher |
|---|---|
| Regra de divisão | A predefinição Notas fiscais: um novo arquivo quando o número da nota muda. Se cada nota tiver impresso “Page 1 of N”, a predefinição “Page 1 of N” é uma boa alternativa. |
| Número da nota fiscal | Lido ao lado do rótulo. Para layouts incomuns, use um padrão como INV-\d+ ou marque a área da página onde o número está impresso. |
| Nome do arquivo | {invoice} - {customer}. Use uma substituição para remover um prefixo como “INV-” se você não quiser que ele apareça no nome. |
| Nomes duplicados | Sinalize-os para revisão: duas notas com o mesmo número geralmente indicam uma reimpressão ou um erro. |
Exemplo
Um PDF de cinco páginas com três notas fiscais. A segunda nota ocupa três páginas e mostra o número em cada página.
| Páginas originais | Arquivo dividido |
|---|---|
| 1 | INV-2026-0141 - Example Traders.pdf |
| 2–4 | INV-2026-0142 - Sample Foods Ltd.pdf |
| 5 | INV-2026-0143 - Demo Studio.pdf |
Exemplo com nomes fictícios.
Confira antes de usar os arquivos
- A mesma nota impressa duas vezes. Duas cópias lado a lado têm o mesmo número e vão parar em um único arquivo. A ferramenta sinaliza isso para você decidir.
- Notas de crédito e extratos na mesma leva. Eles podem usar outro rótulo, e então o número deles não é encontrado. Confira os documentos sinalizados com valor ausente.
- Caracteres que não podem ser usados em nomes de arquivo. Caracteres como / ou : são substituídos nos nomes de arquivo. O relatório de auditoria mantém o valor exatamente como foi lido.
- A contagem. O número de arquivos deve ser igual ao número de notas emitidas. O relatório de auditoria lista cada arquivo com as suas páginas.
Os seus arquivos ficam no seu dispositivo
Os seus PDFs são lidos, divididos e nomeados no seu navegador. Eles nunca são enviados, e o seu navegador impede a página da ferramenta de se conectar à internet ou de carregar qualquer coisa de outros sites. Como isso funciona
Perguntas
Posso dividir as notas fiscais por cliente em vez de pelo número?
Sim. Acompanhe o nome do cliente em vez do número da nota. Notas do mesmo cliente que estão uma ao lado da outra vão então para um único arquivo, e cada junção desse tipo é sinalizada para você conferir.
Os números das minhas notas começam com um prefixo. Posso removê-lo do nome do arquivo?
Sim. Adicione uma substituição ao campo do número da nota, por exemplo substituir “INV-” por nada. O relatório de auditoria continua mostrando o número como está impresso.
Ele extrai os totais das notas para uma planilha?
Não. Ele divide e nomeia arquivos. Os valores usados nos nomes de arquivo ficam listados no relatório de auditoria, mas a ferramenta não extrai outros dados, como totais ou itens.
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