Découper un PDF de factures par numéro de facture
Les logiciels de comptabilité et de facturation impriment souvent toute une série de factures dans un seul PDF. Voici comment en faire un fichier correctement nommé par facture, en gardant ensemble les factures de plusieurs pages.
Classer des factures, les joindre aux paiements ou n’envoyer à chaque client que ses propres factures exige un fichier par facture. Séparer chaque page ne fonctionne pas lorsque certaines factures s’étendent sur plusieurs pages, et renommer les fichiers à la main expose aux erreurs.
Smart PDF Split & Rename commence un nouveau fichier lorsque le numéro de facture change, pour que les pages de suite restent avec leur facture. Il nomme chaque fichier à partir de valeurs comme le numéro de facture, le client et la date.
Étape par étape
Ajoutez le PDF de factures
Ajoutez le PDF issu de votre logiciel de comptabilité ou de facturation. Vous pouvez ajouter plusieurs PDF et découper chacun séparément, ou les traiter comme un seul fichier continu.
Choisissez le préréglage Factures
Le préréglage lit le numéro de facture placé à côté d’un libellé comme « Invoice No » ou « Invoice # » et commence un nouveau fichier à chaque changement. Si vos factures utilisent un autre libellé, saisissez-le, ou décrivez le numéro avec un motif comme
INV-\d+.Vérifiez le nombre de factures trouvées
Comparez-le au nombre de factures de cette série dans votre logiciel de facturation. Les documents sans numéro de facture, ou portant le même numéro que le précédent, sont signalés.
Définissez les noms de fichiers
Par exemple
{invoice} - {customer}, ou{date:YYYY-MM-DD} - {invoice}si vous classez par date. Les valeurs sont utilisées exactement telles qu’imprimées : les zéros en tête sont donc conservés.Vérifiez et téléchargez
Corrigez les noms à la main si besoin, puis téléchargez les fichiers un par un ou dans un ZIP, avec le rapport d’audit qui liste les pages et les valeurs de chaque facture.
Paramètres à choisir
| Paramètre | Que choisir |
|---|---|
| Règle de découpage | Le préréglage Factures : un nouveau fichier à chaque changement de numéro de facture. Si chaque facture porte la mention « Page 1 of N », le préréglage « Page 1 of N » est une bonne alternative. |
| Numéro de facture | Lu à côté de son libellé. Pour les mises en page inhabituelles, utilisez un motif comme INV-\d+ ou délimitez la zone de la page où le numéro est imprimé. |
| Nom de fichier | {invoice} - {customer}. Utilisez un remplacement pour retirer un préfixe comme « INV- » si vous ne le voulez pas dans le nom. |
| Noms en double | Signalez-les pour vérification : deux factures portant le même numéro indiquent généralement une réimpression ou une erreur. |
Exemple
Un PDF de cinq pages contenant trois factures. La deuxième facture s’étend sur trois pages et affiche son numéro sur chaque page.
| Pages d’origine | Fichier découpé |
|---|---|
| 1 | INV-2026-0141 - Example Traders.pdf |
| 2–4 | INV-2026-0142 - Sample Foods Ltd.pdf |
| 5 | INV-2026-0143 - Demo Studio.pdf |
Exemple avec des noms fictifs.
À vérifier avant d’utiliser les fichiers
- La même facture imprimée deux fois. Deux exemplaires qui se suivent portent le même numéro et se retrouvent dans un seul fichier. L’outil le signale pour que vous puissiez décider.
- Avoirs et relevés dans la même série. Ils peuvent utiliser un autre libellé, et leur numéro n’est alors pas trouvé. Vérifiez les documents signalés pour valeur manquante.
- Caractères interdits dans les noms de fichiers. Les caractères comme / ou : sont remplacés dans les noms de fichiers. Le rapport d’audit conserve la valeur exactement telle qu’elle a été lue.
- Le décompte. Le nombre de fichiers doit correspondre au nombre de factures émises. Le rapport d’audit liste chaque fichier avec ses pages.
Vos fichiers restent sur votre appareil
Vos PDF sont lus, découpés et nommés dans votre navigateur. Ils ne sont jamais envoyés, et votre navigateur empêche la page de l’outil de se connecter à internet ou de charger quoi que ce soit depuis d’autres sites web. Comment cela fonctionne
Questions
Puis-je découper les factures par client plutôt que par numéro de facture ?
Oui. Surveillez le nom du client au lieu du numéro de facture. Les factures d’un même client qui se suivent sont alors placées dans un seul fichier, et chacun de ces regroupements est signalé pour que vous puissiez le vérifier.
Mes numéros de facture commencent par un préfixe. Puis-je le retirer du nom de fichier ?
Oui. Ajoutez un remplacement au champ du numéro de facture, par exemple remplacer « INV- » par rien. Le rapport d’audit affiche toujours le numéro tel qu’imprimé.
Extrait-il les montants des factures dans un tableur ?
Non. Il découpe et nomme des fichiers. Les valeurs utilisées dans les noms de fichiers sont listées dans le rapport d’audit, mais l’outil n’extrait pas d’autres données comme les montants totaux ou les lignes de facture.
Autres guides
- Découper un PDF de bulletins de paie en un fichier par salariéLes logiciels de paie exportent souvent tous les bulletins dans un seul PDF. Voici comment le découper en un fichier distinct et correctement nommé pour chaque salarié, sans envoyer de données salariales nulle part.
- Découper et renommer des PDF numérisés grâce à l’OCRUn scanner produit des images de pages, sans texte dans lequel chercher. Voici comment découper un lot numérisé et nommer chaque fichier d’après son texte, avec une reconnaissance de texte qui s’exécute sur votre propre appareil.